阿吉是一名冷氣保養維護外包商，也是黃律師的老友，這一天他來到黃律師的事務所，幫忙清洗保養事務所的幾台分離式冷氣室內機和室外機，整個工作告一段落後，黃律師請阿吉喝杯冷飲，阿吉一邊喝著飲料，一邊對黃律師抱怨：「最近運氣好背，碰到一個付款非常不乾脆的客戶，簽了冷氣維護保養合約之後，總是不肯按時付款，每一次都要三催四請好幾次，才會把錢吐出來，我老婆氣死了，叫我不要再做這個客戶的生意了，但是我每次打電話去給這個客戶，請他把先前的款項趕快付清，之後我就要終止合約，他每次一聽到這個就開始跟我顧左右而言他，然後不等我講完就把電話掛掉，像這樣的狀況你有什麼好建議嗎？」

「這種狀況打電話是講不清楚的，你應該用書面方式跟對方提出要終止合約，並且請對方把餘款付清，這樣對你會比較有保障。」黃律師對阿吉說道。

「我老婆有發過3次信件給這個客戶，信裡面都有提到要終止合約和請求付款，但是對方都說沒有收到我們寄出的信，這樣我們該怎麼做呢？」阿吉繼續對黃律師問道。

黃律師對阿吉說道：「這樣聽起來，我判斷對方是想要賴帳了，如果是這樣，那我來幫你擬個存證信函，你再寄給對方，看看對方的反應，我再幫你判斷後續怎麼做會比較能夠維護自身的權益。」

「哇，那真是太感謝了，大律師肯出馬，我的困難就有解囉！不過說實話，存證信函這個詞，我看電視是常聽到，但是它的意義、它跟一般的信函的不同點，我完全沒啥概念，而且存證信函的用處究竟是什麼，我也搞不清楚，你能不能幫我解解惑呢？」阿吉開心的對黃律師問道。

黃律師笑咪咪地對阿吉說道：「這沒問題，存證信函並沒有涉及複雜的法律概念，你這麼聰明，我簡單扼要跟你解釋一下，你就會懂囉！」

1. 依據交通部107年7月20日交通部交郵字第1070020316號令修正發布之「郵件處理規則」第34條規定：「(第1項)掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。(第2項)存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。」
2. 依上開規定可知，信函若符合下列要件者，其性質屬於存證信函：
   (1) 以掛號方式交寄。
   (2) 加付存證相關資費。
   (3) 依中華郵政公司規定方式繕寫。
   (4) 以內容完全相同之副本留存郵局備作證據。

1. 一般信函交寄後，收件人可以推說未收到或不知情。但是，存證信函則可以透過郵局以內容完全相同之副本備作證據，如此便可以證明寄件人確實已告知收件人欲告知的事項(意思表示)，以後如有爭議或訴訟的時候，便可以援引做為證據之用。
2. 存證信函存證費首頁50元，續頁每頁或附件每張30元，其交寄費用較一般信函為高。
3. 存證信函須依中華郵政公司規定方式繕寫，其文字如有塗改增刪，應於備註欄內註明，並由寄件人簽章，每頁塗改增刪不得逾20字。但一般信函的修改則無前開限制。