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Case 236.

存證信函使用篇
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阿吉是一名冷氣保養維護外包商,也是黃律師的老友,這一天他來到黃律師的事務所,幫忙清洗保養事務所的幾台分離式冷氣室內機和室外機,整個工作告一段落後,黃律師請阿吉喝杯冷飲,阿吉一邊喝著飲料,一邊對黃律師抱怨:「最近運氣好背,碰到一個付款非常不乾脆的客戶,簽了冷氣維護保養合約之後,總是不肯按時付款,每一次都要三催四請好幾次,才會把錢吐出來,我老婆氣死了,叫我不要再做這個客戶的生意了,但是我每次打電話去給這個客戶,請他把先前的款項趕快付清,之後我就要終止合約,他每次一聽到這個就開始跟我顧左右而言他,然後不等我講完就把電話掛掉,像這樣的狀況你有什麼好建議嗎?」

「這種狀況打電話是講不清楚的,你應該用書面方式跟對方提出要終止合約,並且請對方把餘款付清,這樣對你會比較有保障。」黃律師對阿吉說道。

「我老婆有發過3次信件給這個客戶,信裡面都有提到要終止合約和請求付款,但是對方都說沒有收到我們寄出的信,這樣我們該怎麼做呢?」阿吉繼續對黃律師問道。

黃律師對阿吉說道:「這樣聽起來,我判斷對方是想要賴帳了,如果是這樣,那我來幫你擬個存證信函,你再寄給對方,看看對方的反應,我再幫你判斷後續怎麼做會比較能夠維護自身的權益。」

「哇,那真是太感謝了,大律師肯出馬,我的困難就有解囉!不過說實話,存證信函這個詞,我看電視是常聽到,但是它的意義、它跟一般的信函的不同點,我完全沒啥概念,而且存證信函的用處究竟是什麼,我也搞不清楚,你能不能幫我解解惑呢?」阿吉開心的對黃律師問道。

黃律師笑咪咪地對阿吉說道:「這沒問題,存證信函並沒有涉及複雜的法律概念,你這麼聰明,我簡單扼要跟你解釋一下,你就會懂囉!」

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存證信函的意涵是什麼?存證信函跟一般的信函的不同點?存證信函的用處主要是什麼?
一、存證信函的意涵是什麼?
  1. 依據交通部107年7月20日交通部交郵字第1070020316號令修正發布之「郵件處理規則」第34條規定:「(第1項)掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。(第2項)存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」
  2. 依上開規定可知,信函若符合下列要件者,其性質屬於存證信函:
    (1) 以掛號方式交寄。
    (2) 加付存證相關資費。
    (3) 依中華郵政公司規定方式繕寫。
    (4) 以內容完全相同之副本留存郵局備作證據。
二、存證信函跟一般的信函的不同點?
  1. 一般信函交寄後,收件人可以推說未收到或不知情。但是,存證信函則可以透過郵局以內容完全相同之副本備作證據,如此便可以證明寄件人確實已告知收件人欲告知的事項(意思表示),以後如有爭議或訴訟的時候,便可以援引做為證據之用。
  2. 存證信函存證費首頁50元,續頁每頁或附件每張30元,其交寄費用較一般信函為高。
  3. 存證信函須依中華郵政公司規定方式繕寫,其文字如有塗改增刪,應於備註欄內註明,並由寄件人簽章,每頁塗改增刪不得逾20字。但一般信函的修改則無前開限制。
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※ 因例題設計之故,人物劇情皆純屬虛構,如有雷同,敬請見諒。

 
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Q:存證信函的用處主要是什麼?

民法第95條第1項本文規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」郵件處理規則第3條規定:「中華郵政公司對於寄件人交寄郵件之內容,除存證信函留存郵局之副本外,不予證明。」依上開規定可知,存證信函的用處,主要是警示對方、保全證據以及證明曾為意思表示。

存證信函的用處,主要是透過一種正式的信函格式,來嚇唬收件人,讓收件人針對寄件人的請求乖乖就範。

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